©Copyright 2023, Koch Industries, Inc.
Kaikki oikeudet pidätetään
Päivitetty viimeksi:  Syyskuu 2023

Koch Industries, Inc. ja sen omistamat yhtiöt (esim. Flint Hills Resources, LLC; Infor (US), LLC; INVISTA Equities, LLC; Georgia-Pacific LLC; Molex LLC; Guardian Industries Holdings, LLC; Koch Capabilities, LLC; Koch Minerals & Trading, LLC; Koch Ag & Energy Solutions, LLC ja Koch Engineered Solutions, LLC) ja niiden tytäryhtiöt (yhdessä “Koch Industries” tai “yhtiö”) kunnioittavat työntekijöiden huolenaiheita omista henkilötiedoistaan. Tämä maailmanlaajuinen työntekijän tietosuojaseloste koskee sekä nykyisistä että entisistä työntekijöistä kerättyjä henkilötietoja, lukuun ottamatta Koch-yhtiöitä, joissa paikallisten tietosuojarajoitusten takia on otettu käyttöön oma tietosuojaseloste tai muu paikallinen tietosuojaa säätelevä käytäntö. Tämä työntekijän tietosuojaseloste ei ole sopimus eikä se muodosta mitään sopimusoikeuksia tai -velvollisuuksia.

Suosittelemme, että luet koko työntekijän tietosuojaselosteen varmistaaksesi, että olet täysin tietoinen sen sisällöstä. Jos kuitenkin haluat lukea vain jonkun tietyn kohdan tästä työntekijän tietosuojaselosteesta, voit klikata jotakin alla olevista linkeistä siirtyäksesi kyseiseen kohtaan:

• Keräämämme henkilötiedot
• Miten käytämme tietojasi
• Oikeusperuste henkilötietojesi käyttämiseen
• Kenelle voimme jakaa tietojasi​​
• Automatisoitu päätöksenteko
• Miten suojaamme henkilötietojasi
• Linkit muille sivustoille
• Valvontatoiminnot
• Henkilötietojen kansainväliset siirrot
• Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään
• Oikeutesi henkilötietoihisi
• Henkilötietojasi koskevat kysymykset ja huolenaiheet
• Muutokset tähän työntekijän tietosuojaselosteeseen
• Yhteystiedot

KERÄÄMÄMME HENKILÖTIEDOT

Keräämme työntekijöitämme koskevia henkilötietoja mm. seuraavilla tavoilla: (1) suoraan työntekijältä; (2) välillisesti työntekijältä käyttämällä tietoteknisiä järjestelmiä ja verkkoja; (3) muilta Kochin konserniyhtiöiltä tarpeen mukaan (kuten työntekijän siirtyessä Koch-yhtiöstä toiseen); ja (4) julkisesti saatavilla olevista lähteistä. Voimme kerätä henkilötietoja tietyiltä kolmansilta osapuolilta, jotka tarjoavat meille palveluja. Esimerkiksi tietotekniikan hallintayhtiöt voivat tarjota ulkoistettuja tietotekniikan tukipalvelutoimintoja; rekrytointipalveluita tarjoavat yritykset voivat tarjota työntekijöiden taustojen tarkistuspalveluita (lain sallimissa rajoissa); asianajoyritykset, verotusasioihin erikoistuneet yritykset tai tilitoimistot voivat kerätä henkilötietoja suorittaessaan tarkastuksia tai tarjotessaan palveluja; ulkopuoliset palvelut voivat kerätä sijaintiperusteisia tietoja tietyissä tehtävissä olevilta työntekijöiltä, tarvittaessa suostumuksella (esimerkiksi yritysturvallisuuspalveluiden tarjoamiseksi); ulkopuoliset vakuutusyhtiöt ja -asiamiehet, jotka auttavat hallinnoimaan työsuhde-etujamme; ja ulkopuoliset uudelleensijoitusyhtiöt ja -palvelut, jotka avustavat työntekijöitä työhön liittyvissä siirroissa.

Henkilötietoja lähetetään meille eri tavoilla, esimerkiksi itse ilmoittamalla tai antamalla henkilötietoja toisista (1) täytetyillä lomakkeilla (esim. uuden työntekijän työhönottoon liittyvät lomakkeet, toimipisteen työtilaukset ja etuushakemukset); (2) verkko-, paikallisilla tai pilvipohjaisilla sovelluksilla (esim. henkilöstöosaston verkkosivustot ja sovellukset, tietotekniset tuki- ja tietoturvatyökalut, matkustamiseen liittyvät ratkaisut, yhtiön intranetsivustot ja yhteistoimintatyökalut); (3) puhelimitse (esim. eettiset linjat ilmoitusten tekemiseen, jos henkilötietoja on päätetty jakaa); ja (4) sähköpostitse, faksilla tai postitse. Näitä tietoja voidaan säilyttää yrityksen omissa tai ulkopuolisten palveluntarjoajien tiloissa.

Keräämiämme ja säilyttämiämme työntekijöitämme koskevia tietoja ovat mm. työntekijöitä koskevat henkilötiedot, jotka yhtiö tarvitsee hoitaakseen tärkeitä työsuhteeseen liittyviä toimintoja, kuten työntekijöiden palkanmaksua, etuja, suorituksen arviointia ja muita työnantajan velvollisuuksia. Näihin tietoihin kuuluvat henkilötiedot (esim. nimi, osoite, syntymäaika, yhteystiedot, sijaintitiedot, organisaation tiedot, sähköpostiosoite), työsuhteeseen liittyvät tiedot (esim. suoritusarvioinnit, koulutushistoria, arviot, työvaltuudet ja -luvat, työsuhteen solmimisen / työsuhteen jatkamisen päivämäärät, esimieshierarkia, työhistoria ja suositukset, työkokemus, työntekijän henkilönumero), koulutustiedot (esim. pätevyydet, taidot ja todistukset), etujen tai poissaolojen hallintaan liittyvät tiedot (perheen muoto, poissaoloon liittyvät järjestelyt), taloudelliset tiedot (esim. palkkatiedot, kulukorvaukset, etuustiedot, pankkitilin tiedot, erilaiset palkkiot, verotiedot, liiketoimiin ja maksuihin liittyvät luottokorttitiedot), kansalaisuus- tai maahanmuuttotiedot sekä valokuvat tunnistustarkoituksiin. Lisäksi yhtiö saattaa kerätä ja säilyttää muun tyyppisiä henkilötietoja maakohtaisten vaatimusten mukaan (esim. sukupuoli, kansalaisuus) tai enemmän vapaavalintaisuuteen perustuen, verkkotunnisteet (esim. evästeet, IP-osoitteet), tietoja perheestä (hätäyhteystieto), valokuvat tai videotallenteet markkinointitarkoituksiin (esim. yhtiön tapahtumiin tai julkaisuihin) tai sisäisiin koulutustarkoituksiin sekä osaamisprofiilit, joita työntekijät voivat laatia hyödyntääkseen sisäisiä urakehitysmahdollisuuksia.

Voimme myös kerätä työntekijöistä arkaluonteisia tietoja (henkilötietojen erityisryhmä, joilla on lisäsuoja paikallisessa tietosuojalainsäädännössäsi). Oikeudenkäyttöalueestasi riippuen näihin tietoihin voivat kuulua viranomaisen myöntämät henkilötunnukset, rodun tai etnisen alkuperän paljastavat tiedot, ammattiyhdistyksen jäsenyys tai yhteys ammattiyhdistykseen, jos laki tai palkanlaskennan suorittaminen sitä edellyttää, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset katsomukset, rikostausta, sormenjälki tai muut biometriset tunnisteet (kuten fyysiseen turvallisuuteen tai laitteiden käyttöoikeuksien hallintaan käytettävät) ja terveystiedot, mukaan lukien lääketieteelliset seurantatiedot, jos paikallinen laki sen sallii tai sitä vaatii. Emme kerää tai muuten käsittele työntekijöitä koskevia arkaluontoisia tietoja, ellei (1) sovellettava laki salli tai vaadi käsittelyä; tai (2) työntekijä ole antanut meille nimenomaista suostumustaan näiden tietojen käsittelyyn, jos tällainen suostumus vaaditaan. Jos saamme suostumuksen arkaluonteisten tietojen keräämiseen ja käsittelemiseen, työntekijöillä on oikeus perua suostumus milloin tahansa.

MITEN KÄYTÄMME TIETOJASI

Keräämme ja käytämme työntekijöiden henkilötietoja ennen työsuhdetta ja sen aikana seuraaviin työsuhteeseen ja liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin:

1. henkilöstöhallinnon toimintoihin ja niiden tukemiseen, raportointiin ja johtamiseen, lakien ja/tai säädösten noudattamiseen ja/tai työntekijöiden työsuhteeseen liittyviin hallinnollisiin tarkoituksiin, mukaan lukien muun muassa rekrytointi- ja palkkaamistoiminnot, työsuhteeseen liittyvien ilmoitusten toimittaminen, arvioinnit, suoriutuminen, ylennykset, koulutus, uudelleensijoitus ja siirrot, viisumi- ja työlupahakemukset, palkka ja palkkio, mukaan lukien kannustuspalkkio, eläke-, vakuutus- ja muut edut, vero ja muut vähennykset palkasta, työterveys ja -turvallisuus, kurinpidolliset toimenpiteet, valitukset ja työsuhteen (tai sopimuksen) irtisanominen, työntekijöiden mukaanotto uusiin järjestelmiin, mukaan lukien henkilöstösiirrot ja muut muutokset, tulevien henkilöstömäärän muutosten laskenta (määrän vaihtelu, päättyvien työsuhteiden tai henkilöstön lisäyksen määrät); resurssisuunnitteluun; liikematkojen järjestämiseen; osaamisen hallintaan ja urasuunnitteluun; seuraaja- ja henkilöstösuunnitteluun; sekä yhtiön käytäntöjen mukaisen toiminnan ja viranomaismääräysten vaatimusten noudattamisen varmistamiseen
   
2. sopimus- ja lakivelvoitteiden täyttämiseen (mukaan lukien maailmanlaajuiset
   ilmoittamisvelvollisuudet ja oikeudenkäynnin yhteydessä määrätyt vaatimukset) ja käytäntöjen, menettelyjen ja sisäisten sääntöjen noudattamiseen (esimerkiksi tietokoneen käyttö ja sähköisten viestintäjärjestelmien säännöt ja käytännöt) sekä perusteltuihin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin)
   
3. tietojärjestelmien käyttöön, ylläpitoon ja suojaamiseen, mukaan lukien tietoteknisten järjestelmien valvonta (kuten alla on kuvattu) ja sisäisten ja ulkoisten turvallisuus- tai
   vaatimustenmukaisuusepäilysten tutkintoihin (esimerkiksi) työntekijöiden epäiltyjen käytösrikkomusten tapauksissa
   
4. yritys- ja hallintotoimintojen, kuten johtamis-, talousraportointi-, kirjanpito- ja
   tilintarkastustoimintojen, tukemiseen, mukaan lukien yritysohjelmista raportointi ja niiden toteutus, ja yritys- ja hallintotoimintojen tukemiseen (mukaan lukien yrityksen julkaisut ja viestintä, sisäiset tarkastukset ja riskienhallinta)
   
5. mahdollistaaksemme työntekijöiden välisen viestinnän, mukaan lukien verkossa ja ilman
   verkkoyhteyttä tapahtuvan sosiaalisen kanssakäymisen yhtiön sisällä, tai verkostoitumiseen tiedon jakamiseksi tai saamiseksi
   
6. oikeusneuvojen hankkimiseen ja/tai yhtiön omaisuuden (sekä fyysisen että aineettoman omaisuuden), yhtiön henkilöstön ja yleisön suojaamiseen vahingolta, varkaudelta, lailliselta vastuulta, petokselta, väärinkäytöltä ja muilta rikkomuksilta ja
   
7. data-analytiikan ja tilastojen tekemiseen.
   

Jos laki niin vaatii, ilmoitamme sinulle etukäteen, jos tietojasi käsitellään johonkin muuhun kuin edellä mainittuun tarkoitukseen, ja pyydämme tarvittaessa suostumuksesi.

OIKEUSPERUSTE HENKILÖTIETOJESI KÄYTTÄMISEEN

Useimmissa tapauksissa henkilötietojesi käyttäminen on tarpeen Koch Industriesille joko

• yrityksen työsopimusvelvoitteiden täyttämiseksi ja muiden sinun työsuhteeseesi liittyvien hallinnollisten toimintojen (esim. työsuhde-etuuksiesi ja palkka- ja palkkiotietojen hallinnointi) suorittamiseksi tai
• yrityksen lakisääteisten velvoitteiden (esim. verojesi laskenta) noudattamiseksi.

Erityistilanteissa tai oikeudenkäyttöalueiden niin vaatiessa meillä voi kuitenkin olla myös muita oikeudellisia perusteita tietojesi käyttämiseen:

• Jos olet suostunut henkilötietojesi käsittelyyn (esim. käyttäessämme automatisoitua päätöksentekoa (katso alla) tai jos meidän on käsiteltävä arkaluonteisia henkilötietoja sinusta). Jos pyydämme suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn, voit perua suostumuksesi milloin tahansa, ellei sitä ole rajoitettu lailla, ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä tämän tietosuojaselosteen lopussa olevia tietoja. Euroopan unionissa
  olemme aiemmin voineet käsitellä henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, ja nyt käsittely perustuu eri oikeusperustaan sellaisissa tapauksissa, joissa suostumusta ei tarvita (esimerkiksi työsopimuksissa).
• Jos Koch Industriesilla tai jollakin kolmannella osapuolella on oikeutettu etu käyttää tietojasi tiettyyn tarkoitukseen (esim. Koch Industries voi käyttää henkilötietojasi puolustautuakseen esittämiäsi epäasiallisen kohtelun väitteitä vastaan, tutkiakseen kurinpidollisia tai valitusasioita tai suorittaakseen sisäisiä tarkastuksia).Käsitellessämme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi käytämme luotettavia suojatoimia varmistaaksemme, että yksityisyytesi turvataan ja että sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä meidän oikeutettuja etujamme.
• Suojataksemme sinun tai jonkun toisen henkilön elintärkeitä etuja (esim. antamalla terveystietosi lääkärille akuuttihoitotilanteessa).
• Kun tietojesi käyttö tietyllä tavalla on yleisen edun mukaista (esim. petosten torjunnan apuna).

KENELLE VOIMME JAKAA TIETOJASI

Henkilötietosi annetaan käytettäviksi vain yllä mainittuihin tarkoituksiin ja vain johtamisesta sekä henkilöstö-, kirjanpito-, tarkastus-, lakiasiain-, valvonta- ja tietotekniikkaosastosta tai muista yhtiön toiminnoista vastaaville henkilöille (Koch-yhtiössäsi tai Kochin konserniyhtiössä), kun sille on todellinen liiketoiminnallinen tarve ja vain siinä määrin kuin on kohtuudella tarpeen heidän tehtäviensä suorittamiseksi tai sovellettavien lakisääteisten
vaatimusten noudattamiseksi. Voimme myös jakaa henkilötietojasi alla kuvatulla tavalla:

Liikkeen luovutukset – Varaamme oikeuden siirtää kaikki tiedot, jotka meillä on työntekijöistämme, siinä tapauksessa, että myymme tai luovutamme koko liiketoimintamme tai omaisuutemme tai osan siitä, antamatta työntekijöillemme mahdollisuutta jättäytyä pois tästä luovutuksesta (ellei paikallinen laki muuta vaadi). Jos tällainen myynti tai luovutus tapahtuu, ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin ohjataksemme luovutuksensaajaa käyttämään työntekijöiden tietoja tämän työntekijän
tietosuojaselosteen mukaisesti.

Osakkuusyhtiöt – Voimme jakaa tietojasi Koch Industriesin sisällä ja Kochin konserniyhtiöille työhönoton ja sisäisen raportoinnin tarkoituksiin ja kun siirryt toiseen toimipisteeseen tai yhtiöstä toiseen. Teemme tämän harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaammin ja saadaksemme paremman käsityksen työntekijöistämme eri yhtiöissä.

Sisäiset ja kolmansien osapuolten palveluntarjoajat – Palveluiden suorittamiseksi puolestamme, täyttääksemme pyyntösi ja vastataksemme tiedusteluihisi, saattaaksemme palvelut ja aineistot käytettäviksesi ja muihin tämän työntekijän tietosuojaselosteen Miten käytämme tietojasi -osiossa kuvattuihin tarkoituksiin voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jotka suorittavat toimintoja puolestamme (tai kumppaneidemme puolesta), kuten yhtiöille tai henkilöille, jotka isännöivät tai operoivat sivustojamme, analysoivat tietoja, tarjoavat henkilöstöpalveluja tai työntekijöihin liittyviä tukipalveluja, tarjoavat IT-tukea ja -palveluita, hoitavat palkanlaskentaa ja etuuksia, avustavat tarkastuksissa, avustavat työntekijäasioissa ja avustavat koulutus- tai
koulutusmateriaaliasioissa. Näillä palveluntarjoajilla ei ole valtuutta käyttää tai luovuttaa tietoja muutoin kuin on tarpeen palvelujen suorittamiseksi puolestamme tai lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi.

Lainvalvontaviranomaiset, tuomioistuimet, sääntelyviranomaiset, valtion viranomaiset tai muut kolmannet osapuolet – Voimme siirtää ja luovuttaa tietosi kolmansille osapuolille (1) noudattaaksemme lakisääteistä velvoitetta, (2) uskoessamme vilpittömästi lain vaativan sitä, (3) tutkintaa suorittavien valtion viranomaisten pyynnöstä, (4) varmistaaksemme tai toimeenpannaksemme käytäntömme, käyttöehtomme ja muut sopimukset tai suojataksemme Koch Industriesin, asiakkaidemme tai muiden oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta, (5) reagoidaksemme hätätilanteeseen, (6) kun uskomme luovuttamisen olevan tarpeen fyysisen haitan tai taloudellisen tappion ehkäisemiseksi tai epäillyn tai todellisen laittoman toiminnan tutkinnan yhteydessä tai (7) muutoin suojataksemme kolmansien
osapuolten, palvelujemme käyttäjien tai yleisön oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta.

Koska toimimme osana maailmanlaajuista yritystä, yllä mainitut vastaanottajat voivat sijaita oman oikeudenkäyttöalueesi (tai sen, jolla tarjoamme palveluita) ulkopuolella. Lisätietoja löydät Henkilötietojen kansainväliset siirrot -osiosta alla.

AUTOMATISOITU PÄÄTÖKSENTEKO

Saatamme tehdä automaattisia päätöksiä henkilötietojesi käytöstä seuraavissa olosuhteissa (suostumus hankitaan
ennen tällaista käytäntöä, jos laki niin vaatii):

• Automatisoitua käsittelyä voidaan käyttää arvioitaessa suuria määriä hakijoita avoimia työpaikkoja varten. Tällaisissa tapauksissa pyydämme, että luot profiilin ja vastaat työpaikkaan liittyviin kysymyksiin, joissa taitojasi arvioidaan julkaistuja tehtävän vaatimuksia vasten. Tämän jälkeen voidaan käyttää algoritmia sen määrittämiseksi, keiden hakijoiden sallitaan etenevän valintaprosessin seuraavaan vaiheeseen. Pidämme tällaista dataa merkityksellisenä, koska se auttaa meitä valitsemaan avoimiin työpaikkoihimme sopivimmat hakijat. Arvioinnin tulos saattaa vaikuttaa siihen, tarjotaanko sinulle hakemaasi työtehtävää.

Voit ottaa meihin yhteyttä tämän työntekijän tietosuojaselosteen Yhteystiedot-osiosta löytyvien yhteystietojen avulla pyytääksesi lisätietoja automatisoidusta päätöksenteosta, vastustaaksesi automatisoidun päätöksenteon käyttöämme tai pyytääksesi, että tarkistamme automatisoidun päätöksen, jos paikallinen laki siitä vaatii.

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJA

Ylläpidämme tietojen arkaluonteisuuteen suhteutettuja kohtuullisia hallinnollisia, teknisiä ja/tai fyysisiä suojatoimia ja asianmukaisia turvatoimia henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, väärinkäytöltä tai luvattomalta saannilta, luovutukselta, muutokselta tai tuhoamiselta. Emme kuitenkaan voi taata henkilötietojesi turvallisuutta, sillä mikään sähköinen tiedonsiirtotapa tai tietojen säilytystapa ei ole täysin turvallinen. Jos tietoihisi vaikuttavasta tietoturvapoikkeamasta ilmoitetaan, tutkimme sen ja noudatamme kaikkia vaadittuja ilmoitusvelvollisuuksia.

LINKIT MUILLE SIVUSTOILLE

Verkkosivustomme ja viestimme voivat tarjota linkkejä muille verkkosivustoille, mukaan lukien yhteisöpalvelut ja kumppanit, jotka voivat käyttää logo(j)amme osana yhteisbrändäyssopimusta. Sikäli kuin Koch Industries ei tarjoa linkitettyjä palveluja, emme ole vastuussa palveluista emmekä mistään näillä verkkosivustoilla olevasta
sisällöstä. Jos annat tietoja kolmansien osapuolten palveluissa tai verkkosivustoilla tai käytät kolmansien osapuolten palveluita tai verkkosivustoja, sovelletaan näiden sivustojen tietosuojakäytäntöjä ja palveluehtoja. Suosittelemme, että luet niiden verkkosivustojen tietosuojakäytännöt, joilla käyt, ennen henkilötietojen lähettämistä.

VALVONTATOIMINNOT

Kuten alla on kuvattu, suojellaksemme yhtiön varoja ja luottamuksellisia tietoja suoritamme liiketoimintaa harjoittaessamme valvontaa lain sallimissa rajoissa tai niin kuin työehtosopimuksissa (ammattiyhdistys tai -liitto) tai yhteistoimintaneuvotteluissa on sovittu. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikkien työntekijöiden henkilötietoja tarkasteltaisiin valvonnan yhteydessä. Työntekijöillä ei tulisi kuitenkaan olla samaa odotusta yksityisyydestä yhtiön omaisuuden tai resurssien, tietotekniikan ja viestintävälineiden suhteen kuin heillä on sellaisten henkilökohtaisten välineiden ja laitteiden suhteen, joita ei käytetä yhtiön liiketoiminnassa. Tämä valvonta voi johtaa henkilötietojen keräämiseen työntekijöiltä (esim. heidän käyttäessään yhtiön resursseja, yhtiön omistamia laitteita ja heidän itse omistamiaan laitteita liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin).

Näiden valvontatoimintojen tarkoituksina ovat muiden muassa seuraavat:

Sosiaalisen verkoston alustat ja intranet – Tarjoamme konsernitason verkkoyhteisöpalveluita kannustaaksemme parempaan yhteistyöhön ja osaamisen jakamiseen yhtiön sisällä. Tarkastelemme säännöllisesti palveluiden käyttöä hallinnoidaksemme ja ylläpitääksemme työntekijöiden käyttöoikeuksia, tarkistaaksemme sisällön sopivuuden, salliaksemme sinun käyttää sosiaalisia jakamistoimintoja ja raportoidaksemme käyttöympäristön käytöstä ja mittareista. Yhtiö käsittelee työntekijöiden henkilötietoja oikeutettujen liiketoiminnallisten etujensa mukaisesti voidakseen tarjota tehokkaita viestintäkanavia ja varmistaakseen järjestelmiensä eheyden.

Yrityksen sisäisten standardien/tutkinnan noudattaminen – Työntekijän sähköistä työtilaa (esim.tietokoneasemat ja -kansiot, sähköposti, Internet- /puhelin- /sähköposti- /latauslokit tai liiketoiminnallisiin tarkoituksiin käytetyt mobiililaitteet) voidaan valvoa ja henkilötietojasi voidaan tarkastella yhtiön (i) suorittaessa yrityksen standardien tai käytäntöjen tehokkuutta koskevaa tarkastusta tai vaatimustenmukaisuuden arviointia, (ii) tutkiessa epäiltyä väärinkäytöstä tai yhtiön käytännön rikkomusta tai (iii) suojatessa yhtiön omistusoikeudellisia tietoja tai aineetonta omaisuutta tietojen menettämiseltä suojaavien estomenetelmien ja valvontakeinojen avulla. On yhtiön oikeutetun liiketoiminnallisen edun
mukaista suojata omistusoikeudellisia liiketoimintatietoja ja luottamuksellisia tietoja sekä varmistaa, että työntekijät noudattavat sisäisiä käytäntöjä, standardeja ja sovellettavaa lakia. Työntekijän sähköisen työtilan seuranta tai valvonta edellyttää erityistä hyväksyntäprosessia. Tähän hyväksyntäprosessiin osallistuu edustajia yrityksen henkilöstöosastolta, lakiasioista ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavalta osastolta sekä eettisistä asioista vastaavalta osastolta.

Lakisääteisten vaatimusten noudattaminen – Tiettyihin liiketoimintoihin (esim. kaupankäynti, varainhoidon raportit, pankkitapahtumat, ilmoitukset viranomaisille, kolmannen osapuolen suorittamat tarkastukset / due diligence -prosessit) voi liittyä yhtiöltä edellytettäviä sääntelyllisiä ja lakisääteisiä raportointivaatimuksia, joiden vuoksi henkilötietojasi voidaan tarkastella, jos työtehtäväsi tai liiketoiminnallinen toimintosi edellyttää tällaista raportointia. Henkilötietojasi voidaan myös kerätä ja mahdollisesti luovuttaa kolmansille osapuolille, jos sitä vaaditaan käynnissä olevassa tai odotetussa oikeudenkäynnissä, auditoinneissa/tarkastuksissa tai viranomaisten tutkinnoissa, joissa yhtiö on osallisena,
taikka fuusion, divestoinnin tai yritysoston yhteydessä. Yhtiö käsittelee työntekijöiden henkilötietoja kuvatun mukaisesti lakisääteisen velvollisuutensa täyttämiseksi.

Asiakaspalvelu ja laadunvarmistus – Asiakaspalveluun keskittyneissä liiketoiminnoissa voidaan käsitellä sisäisissä ja ulkoisissa asiakaspalvelutehtävissä toimivien työntekijöiden henkilötietoja toimintojen tehokkuuden mittaamiseksi (vastausaika, asiakaskontaktien määrä, kontaktien pituus, asiakastyytyväisyys ja muut tähän liittyvät mittarit), kyselyiden tulosten arvioimiseksi, asiakasvalitusten ymmärtämiseksi tai palautteen antamiseksi näissä tehtävissä toimiville työntekijöillemme. Asiakasyhteyksien hoidon yhteydessä saatetaan luoda ja tallentaa lokeja interaktiivisista chateista tai nauhoituksia keskusteluista. Yhtiö käsittelee työntekijöiden henkilötietoja oikeutetun etunsa nojalla asiakaspalvelun parantamiseksi sekä palautteen ja koulutusmahdollisuuksien tarjoamiseksi asiakaspalvelutehtävissä toimiville työntekijöilleen.

Hallinnolliset toimet – Henkilötietojesi kerääminen voi kuulua tiettyihin päivittäisen liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviin prosesseihin, mukaan lukien esimerkiksi laskujen tarkastus ja maksaminen, laskutuksen täsmäytys, kulujen tarkastus ja raportointi (sisältäen petosten havaitsemisen), ohjelmistojen/laitteistojen inventointi, sähköpostin/aseman koon raportointi, mobiilikustannusten hallinta, yritysluottokorttien täsmäytysten/korvausten hallinta, ergonominen tuki ja henkilöstöhallinnon toiminnot, kuten ajanhallinta ja rekrytointi. Näihin liiketoimintaprosesseihin voivat liittyä vuorovaikutus työntekijöiden käyttämien tietoteknisten ja viestintävälineiden kanssa ja niiden valvonta tai muunlainen työntekijöiden henkilötietojen hyödyntäminen. Yritys käsittelee näitä työntekijöiden henkilötietoja oikeutettujen intressiensä mukaisesti.

Tietoturva ja tietoteknisten järjestelmien suorituskyky – Käytämme erilaisia tietoturva- ja tietoteknisiä työkaluja tietoturvauhkien (esim. kyberhyökkäykset, virukset, haittaohjelmat, roskaposti, tietojen kalastelu, sisäpiiriuhat, haitallinen verkkosisältö) estämiseen ja havaitsemiseen sekä niihin vastaamiseen, henkilötietojen ja arkaluonteisten liiketoimintatietojen tai immateriaaliomaisuuden suojaamiseen (esim. tietojen menettämisen estotyökalut ja käyttöoikeuksien hallinta), tietojärjestelmiemme ja omaisuutemme
liiketoiminnallisen jatkuvuuden edistämiseen sekä tietotekniikkajärjestelmiemme optimaalisen suorituskyvyn ylläpitämiseen. Yhtiö voi paikallisen lain sallimissa rajoissa käsitellä henkilötietoja myös varmistaakseen, että yhtiön tietoturvallisuutta ja tietoteknisten järjestelmien käyttöä koskevia käytäntöjä noudatetaan. On yhtiön oikeutetun edun mukaista varmistaa yhtiön järjestelmien eheys ja turvallisuus, suorittaa järjestelmä- tai dataongelmien vianmääritykset, löytää ja korjata tietoturvahäiriöt sekä parantaa käyttäjäkokemusta.

Fyysinen turvallisuus – Yhtiö käyttää erilaisia fyysisiä ja teknisiä resursseja yhtiön tiloihin, resursseihin, henkilökuntaan ja tuotteisiin kohdistuvien fyysisten turvallisuusuhkien välttämiseen ja havaitsemiseen sekä niihin vastaamiseen. Yhtiö voi paikallisen lain sallimissa rajoissa suorittaa valvontaa yrityksen turvallisuuden (esim. kulunvalvontajärjestelmät tai lokikirjat sekä kameravalvonta) ja yhtiön käytäntöjen
noudattamisen varmistamiseksi. Näitä turvatoimia käytetään työntekijöiden ja kolmansien osapuolten suojelemiseksi, ja niihin voi ajoittain sisältyä fyysisten tarkastusten suorittaminen irtaimiston ja omaisuuden suojaamiseksi varkauksilta, ilkivallalta ja vahingoittumiselta. Tietyissä matkustamiseen liittyvissä tilanteissa yhtiö voi työntekijän turvallisuuden vuoksi tarjota mahdollisuuden seurata työntekijän fyysistä sijaintia. Tämä edellyttää työntekijän suostumusta. Varsinainen toteutustapa voi vaihdella yhtiön sijainnin sekä riskitekijöiden ja paikallisten lakien mukaan. Tietyt laitokset voivat myös kerätä biometrisiä tietoja kellokorttilaitteita varten tai toteuttaakseen laitokseen tai sen tiloihin kohdistuvaa kulunvalvontaa. Jos biometrinen seuranta ja tietojen kerääminen on käytössä, siihen liittyviä sekä saatavilla olevia vaihtoehtoisia ei-biometrisiä menetelmiä koskevia lisätietoja on tällöin saatavilla paikallisesti. Yhtiö käsittelee näitä henkilötietoja oikeutetun etunsa nojalla varmistaakseen yhtiön omaisuuden ja työntekijöiden turvallisuuden, vastatakseen turvahäiriöihin tai tutkiakseen niitä sekä noudattaakseen lakisääteisiä ja sääntelyyn perustuvia vaatimuksia.

Lisätietoja, mukaan lukien ilmoitus siitä, mikä on työntekijöille hyväksyttävää tai ei-hyväksyttävää yrityksen tietoteknisten resurssien, televiestinnän ja tietokoneverkkojärjestelmien käyttöä, löytyy Code of Conduct -ohjeista.

HENKILÖTIETOJEN KANSAINVÄLISET SIIRROT

Koch Industries on maailmanlaajuinen organisaatio, jonka päätoimipaikka on Yhdysvalloissa ja joka harjoittaa liiketoimintaa monissa maissa. Voimme jakaa henkilötietojasi Koch Industriesille, sen konserniyhtiöille, palveluntarjoajillemme ja muille kolmansille osapuolille, jotka voivat sijaita omasi maasi ulkopuolisissa maissa. Vaikka näiden eri maiden tietosuojalait voivat poiketa oman maasi vastaavista, ryhdymme asianmukaisiin toimiin varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tässä tietosuojaselosteessa kuvatusti ja lainmukaisesti. Esimerkiksi ylläpidämme maailmanlaajuisia henkilöstötietoja Yhdysvalloissa sekä omilla että pilvipalveluntarjoajien palvelimilla. Koch Industries on ottanut käyttöön vaadittavat tekniset ja sopimusperustaiset valvontamekanismit sisäisesti ja ulkoisten palveluntarjoajien kanssa, jotta henkilötietoja voidaan siirtää lain edellyttämällä tavalla maasta toiseen. Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojen kansainvälisiin siirtoihin liittyen, ota yhteyttä vaatimustenmukaisuudesta ja eettisistä asioista vastaavaan tai lakiasioista vastaavaan osastoon.

Yhdysvaltojen ulkopuolella sijaitsevilla työpaikoilla voi olla tietosuojaan liittyviä lisäkäytäntöjä ja – menettelytapoja. Voit pyytää paikallisia tietosuojavaatimuksia paikalliselta henkilöstöpäälliköltäsi tai ottamalla yhteyttä vaatimustenmukaisuudesta ja eettisistä asioista vastaavaan tai lakiasiainosastoon.

KUINKA KAUAN HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin meillä on kanssasi liikesuhde.  Kun työsuhteesi on päättynyt, säilytämme henkilötietojasi riittävän kauan voidaksemme:

• huolehtia mahdollisesti jatkuvista etuuksistasi, kuten eläkkeestä tai vakuutuksesta
• säilyttää liikeasiakirjat tutkimus- ja/tai tarkastustarkoituksiin
• noudattaa lainmukaisia asiakirjojen säilytysvaatimuksia
• puolustaa tai nostaa olemassa olevia tai mahdollisia oikeusvaateita
• vastata mahdollisiin tiedusteluihisi tai valituksiisi.

Poistamme henkilötietosi, kun niitä ei enää tarvita näihin tarkoituksiin.  Jos on joitakin tietoja, joita emme teknisistä syistä pysty poistamaan täysin järjestelmistämme, ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin tietojen käsittelyn tai käytön jatkamisen estämiseksi.

OIKEUTESI HENKILÖTIETOIHISI

​Paikallisen lain mukaan sinulla voi olla tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi suhteen.  Näihin kuuluvat oikeudet:

• saada henkilötietosi
• korjata säilyttämiämme tietoja
• poistaa henkilötietosi
• rajoittaa henkilötietojesi käyttöä
• vastustaa henkilötietojesi käyttöä
• perua soveltuvin osin suostumuksesi henkilötietojesi käyttöön
• saada henkilötietosi käyttökelpoisessa sähköisessä muodossa ja välittää ne kolmannelle osapuolelle (tietojen siirto-oikeus) ja
• tehdä kantelu paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

Meillä on jaettu vastuu henkilötietojesi paikkansapitävyydestä. Pyydämme sinua ottamaan yhteyttä meihin tietojesi päivittämiseksi tai korjaamiseksi, jos ne muuttuvat tai jos sinusta säilyttämämme henkilötiedot ovat virheellisiä.

Huomioithan, että saatamme tarvita sinulta lisätietoja vastataksemme pyyntöihisi ja tietyissä tilanteissa varmistaaksemme henkilöllisyytesi. Jos haluat keskustella sinuun sovellettavista oikeuksista tai käyttää niitä paikallisen lainsäädännön asettamien rajoitusten mukaisesti, ota meihin yhteyttä tämän työntekijän tietosuojaselosteen Yhteystiedot-osiossa esitetyllä tavalla.

HENKILÖTIETOJASI KOSKEVAT KYSYMYKSET JA HUOLENAIHEET

Työntekijät voivat ottaa meihin yhteyttä koskien Koch Industriesin suorittamaa heidän henkilötietojensa käsittelyä ottamalla yhteyttä johonkin Menettelysäännöissä tai tämän työntekijän tietosuojaselosteen Yhteystiedot-osiossa luetelluista tahoista. Ryhdymme asianmukaisiin toimiin vastataksemme tiedusteluihin tai valituksiin. Tarvittaessa toimimme yhteistyössä asianomaisten tietosuojaviranomaisten kanssa työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn liittyvien valitusten osalta.

MUUTOKSET TÄHÄN TYÖNTEKIJÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Voit pyytää kopiota tästä työntekijän tietosuojaselosteesta tämän työntekijän tietosuojaselosteen Yhteystiedot-osiosta löytyvien yhteystietojen kautta. Voimme ajoittain muuttaa tai päivittää tätä asiakirjaa. Voit nähdä, milloin olemme viimeksi päivittäneet työntekijän tietosuojaselostetta, koska sisällytämme korjauspäivämäärän asiakirjan alkuun. Jos muutamme tätä työntekijän tietosuojaselostetta olennaisesti, ilmoitamme sinulle muutoksista. Muutokset ja lisäykset tähän työntekijän tietosuojaselosteeseen tulevat voimaan niiden julkaisupäivänä. Jos muutoksilla tähän työntekijän tietosuojaselosteeseen on perustavanlaatuinen vaikutus käsittelyn luonteeseen tai muutoin merkittävä vaikutus sinuun, ilmoitamme siitä sinulle riittävästi etukäteen, jotta sinulla on mahdollisuus käyttää oikeuksiasi.

YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää tästä työntekijän tietosuojaselosteesta tai henkilötietoja koskevista käytännöistämme, lähetä pyyntösi Henkilötietojen tarkastuspyyntö -verkkolomakkeellamme. Tai lähetä kirje työnantajallesi johonkin seuraavista osoitteista:

Koch Industries, Inc. Koch Engineered Solutions, LLC Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto P.O. Box 2256 Wichita, KS 67201-2256, USA	Flint Hills Resources, LLC Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto P.O. Box 2256 Wichita, KS 67201-2256, USA
INVISTA Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto P.O. Box 2936 Wichita KS, 67201-2936, USA	Georgia-Pacific LLC Tietosuojatoimisto P.O. Box 105605 Atlanta, GA 30348, USA
Guardian Industries Holdings, LLC Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto 2300 Harmon Road Auburn Hills, MI 48326, USA	Molex, LLC Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto 2222 Wellington Court Lisle, IL 60532-1682
Koch Ag & Energy Solutions, LLC Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto P.O. Box 2985 Wichita, KS 67201-2985, USA	Koch Minerals & Trading, LLC Sääntöjenmukaisen ja eettisen toiminnan osasto P.O. Box 2256 Wichita, KS 67201-2256, USA
Koch Capabilities, LLC Tietosuojatoimisto Tietosuojavastaava P.O. Box 2985 Wichita, KS 67201-2985, USA	Infor (US), LLC Tietosuojatoimisto 133 Peachtree Street NE, Floor 24 Atlanta, GA 30303, USA